会社員の仕事でのメールと口頭の使い分け|人間関係への影響

2016-04-04

最近は、電話や直接会って会話をする機会よりも、メールやラインでの連絡が多くなり
ました。メールのかわりにスカイプやフェイスブックなどでの連絡も当たり前になって
います。 メールなどでのやりとりは、口頭での連絡と違って、相手をその場で拘束する事がなく、多くの方と同時に情報共有ができ、とても便利ですよね。記録にも残るので、後から確認をとる事も簡単です。

パソコン

それゆえ、場合によっては、メールを使わないほうが良いこともあるのです。

どんな時に、メールを使わないほうが良いのか?
電話などの口頭でのやりとりのほうが無難だと思える内容は・・・?
もし、お仕事の場面で、この、使い分けを考えた事がなかったのなら、これからは、少し考えて使ってみることをお勧めします。

メールは、記録に残しておきたい場合や、公にしても問題がない内容である場合に向いています。例えば、通常の連絡やお知らせ、報告などです。
一方、口頭でのやりとりをお勧めしたいケースは、相談や、特定の人物や微妙な人間関係が絡む内容、確認の催促、お願い事、単純なミスの指摘など、公になると、炎上しそうな内容です。

メールなどは、人によって、ちょっとした取り違いも発生しやすく、ニュアンスが伝わりづらい場合があります。文面を、脳内変換をされて読まれた場合、全く違った意味にとられ、勘違いをされたまま思い込まれてしまうこともあるのです。

ところで、こんな方法を使う人は、あなたの周りにいませんか?
相手のミスを指摘する場面。
電話や口頭で、「この部分を確認したいのだけど…。」と、きちんと相手の間違いを確認し、
相手に、ミスに気づいていただいて修正をしていただく。
このように本人にのみ、単純に確認と指摘をすれば済むところを、
あえてメールで、宛先に本人、そして、参考宛先(CC)に、わざわざ上司や他の人を入れ、本人に指摘をしつつ、上司や周囲に、その人のミスを報告(拡散)するやり方。
(SNSでは、個人的な感情によって、人のミスの指摘を拡散する行為は、炎上の危険性を高めます。)

アウトルック

どうしても、メールで上司にミスを報告しなければならない場合は、宛先を上司にして、事実のみ、報告をすれば良いのです。上司への報告と本人への指摘は分ける事が大切です。
本人への指摘は、できれば口頭で、相手のフォローをしながら、行うほうが良いでしょう。ミスは誰でもやってしまいますから、お互い様ですよね。
上記のような、周囲にミスを拡散するようなやり方を続けていると、基本的には自分の評判を落とす事になるだけで、何も良いことはありません。なぜなら、人を落として自分の評価を上げようとする行為に見えるからです。

しかし、あまり良くない方法と知ったうえで、このような方法を使って自分を守る事に使わざるを得ない場合も、あるでしょう…。会社組織という場所は、そのようなところも持ち合わせています。
ミスを認めない、仕事を押し付ける、いい加減な仕事ぶりの人を相手にしなければならない場合には、いざという時の場合に、やりとりが残っているように、第三者を入れておくほうが安全ということはよくあります。(やりすぎはいけませんが…。)

自分を守るためには、普段から、宛先になる方と、口頭でのコミュニケーションをしっかりととっておき、自分の状況を理解していただく必要があります。ですが、こちらも、自分の性格や環境、状況にあわせて、メールと口頭を上手に使い分けると良いでしょう。

口頭では感情が入ってしまうからという理由で、メールで、自分の状況をダラダラと説明するのは辞めましょう。メールでの自身の状況説明は、かえって余計な感情が入ってしまい、文章もおかしくなりがちです。
必要があるのなら、「○○について相談したいことがあるので、お時間をいただけませんか。」とアポをとり、改めて、対面か電話で相談をする時間をいただくようにしましょう。
どうしてもメールでのみ完結をさせたい場合には、事実のみを冷静に書く事を強く意識し、文章を作成するようにしましょう。

本来の目的ではなく、何らかの意図を含めて(含みをもって)、使ってしまいがちなメールでのやりとり。気持ちは良くわかりますが、基本的には、メールの本文はシンプルに本来の目的のみ伝える事が重要です。口頭でのやりとりも意識して使うようにしていきましょう。

上手に口頭とメールを使い分けて、人間関係を良くしながら、お仕事を円滑に進めていってくださいね。

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